2022/04/26に行った勉強会「伝える力」のレポートと感想である。
伝える力の重要性と高めるための方法を理解し身に付け、伝える力を鍛えることを目的として行った勉強会である。
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重要性
「知能指数IQ」の勉強会で、世の中4人の１人は知能指数が低い＝いわゆる頭が悪いということが確認できた。我々が4分の1に属していないかもしれないが、その4分の1の人と常に共存しているので、伝える表現を雑にしたら、理解してもらえないことになる。そのため、伝える力をレベルアップする必要がある。
向上させるための方法
目標やゴールの設定
伝える力を高める方法の一つとしては、まず目標やゴールを決め、その上でコミュニケーションを取ることである。
目標やゴールを考えずに、相手とコミュニケーションを取ることは、どんなことを相手に伝えたく、何を実現したいことが明確できず、結果としては仕事の目標やゴールが達成できないことに繋がる。
相手が求めるもの
予定通り進んでいるかいないか、できるかできないか、YES or NOなどといった、相手が求めるものを伝える。相手が求めるものを考えずに明言しないと、遂に雑な表現をし、相手にとってどうでもいい内容の話しにしてしまう。
具体性
抽象的な言葉を使わず、定量的な言葉で具体性を持って伝えることである。
未熟な人間は責任を取りたくない・自分の知らないことがいっぱいで答えられないなどを理由に明言しづらい、明言できない状況になりやすい。しかし、仕事においては報酬と責任が伴うため、経験がないからできないといった言い訳は通じない。
具体性を上げるためアクションプランを考える。アクションプランとは、目標達成のために具体的計画を立てることである。未熟な人間は「頑張ります」、「注意します」、「気を付けます」など意味がない言葉を常に言う。何を・誰が・どういう観点で・どう実行するかなど具体的なアクションプランが必要である。
伝わらなかった時
未熟な人間は認識と理解力が弱いので、伝わらなかった場合のことを考えなければならない。どのような質問が来るのかを想像し、文字の表現が難しい場合は絵を追加することや、理解することが難しいことに対し、実例を提示するなどを意識する必要がある。
メンタルモデル
メンタルモデルとは言いたいことを常にわからせ、心の準備を相手にさせることである。メンタルモデルがないと、伝える対象物に対し事実と意見を混同してしまう。結果遠回りをし、わかりづらくなってしまう。
メンタルモデルを作る方法
- 事前準備を行う・・・・・・・・・・目的を明確にする（ただの報告、相手の求めに応える、リスクとして伝えたい、仕事、プライベート etc.）
- 事実や思考を書き出し・記録する・・・・・・・・・主語と目的語を明確にする。曖昧な質問を考えない・しない。見出し、区切りをつける。
- 相手のメンタルモデルを壊さない・・・・・・・・・・・話しが脱線しても、あくまで目標・ゴールの範囲内とする
最後に
仕事や生活上では、伝える力が弱いことで誤解を起こしたり、迷惑をかけたりしたことが少なくないと思う。今回の勉強会を通して、仕事上では必ず何かを伝える必要があり、伝える力が弱いと、あるいは共同ワークができなくなり、効率が悪くなってしまう。伝える力の重要性に非常に共感している。伝え力を鍛えるための5つの方法も今回の勉強の中で学習し、将来色々な場面で実用できると期待している。
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