2021年9月14日勉強会レポート　業務フローのあらまし

このレポートでは、業務フローのあらましで学んだことをまとめ、あらまし・実際に業務フローを書いてみた感想を書く。

業務フローについて

業務フローとは、業務の流れを図示したドキュメントのことを指す。

業務フローは、図を用いて作業の流れを表す。

誤解のないようにフローを作成しなければならないため、図を多く用いて作業の流れを表すようにする。

業務フローの具体的な内容は、時系列に沿ってフローに登場すべき人物やシステム、業務の流れ、業務内容である。

フローは基本、図を使用し業務の流れを表すが、文章でなければ伝わりづらい内容の場合は、吹き出しや注釈などを使って文章で補足する。

システム導入を行う際にも業務フローは必要である。

システム導入前の企業の業務フローを分析し、現状把握（As-Is）を行う。そこから、分析したフローから、要素を洗い出し企業の仕事の一覧を作成する。

一覧のことをBPML（Business Process Master List）という。

BPMLを作成したら、システムを使うプロセスなのかシステムを使えないシステムなのかを切り分ける作業をする。

切り分けの作業をした後には、機能一覧を作成する。

ここでFit & Gapを行う。Fit & GapはSAPのパッケージシステムをそのまま使用するのか、パッケージでは補えず新たに機能を用意する必要性の有無などの判断を行う。

このような作業を踏まえ新業務フロー（To-Be）を作成する。

実際に作成された業務フローを見て、業務の流れを考えずとも認識できることを実感して改めて業務フローが書くのが大変そうだなと感じた。

また、シンプルにフローを書き上げるということは、無駄をそぎ落とすことと、必要な要素をしっかり書き出すことが大切であることが分かった。

また、要素同士のつなげ方もとても重要で、手順をしっかり考えてパッと見て手順がわかるようにつなげなければいけないことも学んだ。

システム導入をするとき、業務フローをさらにブラッシュアップして業務フローを作成することで、導入をスムーズに行うことができるということで、要素の洗い出しが業務フローを作製する中で最も大切な作業なのではないかと考えた。

テーマ「資料作成をする作業フロー」で、実際に業務フローを作成する練習をした。

まず、フローに記載すべき要素を洗い出すことから始めた。登場人物や、フローとなる要素の書き出しである。

要素は、フローを作成する人の観点や目的によって同じテーマでも書き表す内容が変わってくる。

また、どれだけ要素を細分化するのかという点もあり、要素の数は変わってくる。

実際に作業するのは初めてだったが、最初の工程であるこの作業から、難しいと感じた。

粒度をそろえて要素を書き出すこと、抜けている要素はないか、無駄な要素はないか、自分が思いつく限りのことを書き出しても足りなかったり、粒度が合わず細分化しすぎたり、逆に大きすぎたりする。

要素の洗い出しが終わったら、洗い出した要素をフローに落とし込む作業に入る。

実際に落とし込もうとすると、いつも何気なく行っている作業がどのような手順で行われるのかを改めて考える機会にもなった。

自分が実際に資料作成をするフローでどういった流れで作業をしているかを想像・思い出しながらフローを作成した。

しかし、実際に書き出してみて、社長と一緒にフローを確認してみると粒度が細かすぎる所・大きすぎる所・足りない部分などが出てきてしまった。

粒度のあった要素の洗い出しはとても難しく、作業１つ１つの要素の大きさをよく考え、他の要素と見比べながら考える必要があることがよくわかった。

また、要素同士のつなげ方も自分の中では、最も良いつなげ方をしたと思っていてもわかりづらい部分や、誤解を生んでしまうようなつなげ方をしてしまった部分もあった。

勉強会に参加していた、他のスタッフにもレビューをしてもらい、改善点を上げてもらった。これから、実際に業務に携わっていくなかで業務フローをしっかりと書き出せるようになりたいと思った。

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