当レポートは、Excelのあらましについて学んだ勉強会の内容のまとめ・感想を述べたものである。
あらまし
Excelはとても万能なソフトウェアで、計算以外にもWord・PowerPointのような使い方をすることができる。
そのため、Excelの本来の使い方を知らなくとも、なんとなく操作できてExcelを使いこなせてしまう。
社会人の半分は、Excelの本質的な要素や基礎概念を理解せずに使用してきたため、正しい使い方を知らない人が多い。
Excelは、最終的なOutput、中間的なOutputになることができる。
最終的なOutput
最終的なOutputは、完成した状態のもののことを指す。そのOutputを使用する時は、自分が手を加えることなくそのまま使用することができる。
ケーキ屋に売られているケーキが良い例となる。ケーキ屋で買ったケーキは、そのもの自体で完成しているため、私たちがそのケーキに対してさらに手を加えることはないため、最終的なOutputであるといえる。
中間的なOutput
中間的なOutputは、ある程度の形まで完成している状態のことを指す。そのOutputを使用する時は、自分が手を加えることで、最終的なOutputにすることができる。
スーパーに売られているケーキのスポンジが良い例となる。ケーキを完成させるために、スポンジにクリームを塗ったり飾り付けをしたりすることで最終的なOutputになる。
Excelの基礎概念について
基礎概念の要素は、加工が容易で再利用性が高いこと・表にまとめること・コンピュータの力を借りることがある。
加工が容易で、再利用性が高い
目的があるから作成されるが、初めから100%網羅された状態のものを作り上げることは理想だが難しい。
しかし、ある程度の枠組みができている状態から、徐々に完成形に近づけていく事ができるのが一番良い。徐々に完成形に近づけることは、資料を育てるということ。
資料の加工が容易、再利用性が高いということは、育てる余地があるということ。
表にまとめる
Excelは、表計算ソフトウェア。つまり、表を使うことが一番強みであるといえる。
表には、Ａ.比較・検討するための表、Ｂ.データベースのための表の2パターンがある。
比較・検討するための表
比較・検討するための表は、モノ同士を比較するための表。
例）ビジネスの場などでＡ案・Ｂ案・Ｃ案と比較すべき対象がある時に、データなどを並べ、パッと見比べることができる。
データベースのための表
データベースのための表は、情報を集めた表。
例）会社に所属する従業員のリストを作成する。従業員リストは、従業員名・連絡先・所属しているか・していないかなどをまとめたもの。従業員データベースともいえる。
コンピュータの力を借りる
何らかのデータをまとめたい時・集計したい時に、素早く・正確に計算をしてくれる。
また、書式設定やフィルターを駆使することで、自分が知りたい・見たいデータのみを抽出することもできる。
コンピュータの力を上手に使って。効率を上げるのも大事。
Excelで重要な要素
標準機能
Excelが持っている機能のこと。
ピポットテーブルが代表的な機能といえる。表を作ったら、その表を参照した集計表を作成・分析することができる。また、書式設定もExcel特有の優秀な機能に該当する。
Excelが持つ機能は、とても便利なものが多く他のソフトウェアにはない機能がたくさんある。
関数
何かを渡したら何かを返してくれること。
関数を使う時に、範囲を渡すと合計値を出してくれる。関数は、人だけで解決しかねる問題・悩みの相談相手のようなイメージ。
しかし、ここで注意すべき内容は、相談する私たちが無駄なく適切で適当な相談内容を伝えなければ欲しい答えが返ってくることはない。Excelの中でとても重要な要素といえる。
表
データベース型における表のこと。
表の要素の中でとても大切な概念が“ローデータ(Raw Data)”だ。
ローデータは、粉々の状態のデータのこと。何の集計も加工もされていないまっさらな状態。ローデータは、粉々の状態で管理されているため、集計・分析などの元ネタとなる。
ローデータを使って集計や分析した結果を、ニュースや雑誌などで目にすることが多い。しかし、どの基準でローデータを集計しているかはわからないことがほとんど。
我々は最終的なOutputを生み出さなければならないが、その根拠となるローデータにも責任を持たなければならず、末端であるローデータを把握していなければならない
効率化
1つのタスクに対して無駄な時間・労力をなくすこと。
1つの物事に対してかける時間を減らすということは、時間の無駄を減らすと同時にコストも削減することができる。特に仕事において、時間がかかるということは良いことではない。
感想
Excelは、中学生の時から学校の授業などで使用してきたが、表面的な使い方しか学んでこなかった。そのため、基礎概念やExcelの持つ要素を学ぶ機会もなかった。
今回の勉強会で基礎の基礎部分を学ぶことができて、さらにExcelについてちゃんとした知識を身に付けたいなと思った。
仕事をする上でExcelは避けられない存在であり・Excelがあるとないとでは作業効率もかなり差がつくと思うので、正しく、仕事をしていく自分にとって役立つ知識・技術を身に付けたいと思った。
関数や省略キーなどもうまく活用できるようになりたいと思った。
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