私は社内の事務業務を担当しているため、基本は取引先業務を行うことはない。
・・・が、当社代表から「古株の取引先からWEBサイトアップデートの依頼が入った。やれ。」との指示。
え、やったことないし、WEBサイトの裏側なんてほぼ無知だし、プログラミングとか知らないし・・・なんてことがグルグル巡ったが、もちろんNOとは言えない。
そんなわけで、ITの専門知識ほぼなしの私がどのようにWEBサイトを更新したのか、また、初めての取引先業務を行うにあたりどのようなことに気を付けたのかを振り返る。
一端の社会人なら当たり前の内容になるかもしれないが、私のようにこれから何かに未経験初心者として取り組む人や、これから社会に出る・社会に出たばかりの若手の人を対象に、少しでも参考になれば幸いです。
業務概要
今回のミッションは、当社の古株の取引先である、某商社のWEBサイトアップデート。
具体的なアップデート内容は次の2点。
- 取引先の業界に必要な証明書の反映
- 新しいページの追加
これだけ見ると、その道で仕事をしている人やゴリゴリIT業界の人、今時の若者からしたらなんてこない業務だと思う。しかし、これまでIT業界の経験もなく、特別プログラミング等のITの勉強をしてこなかった私にとっては、すでに色々チンプンカンプンなわけで。
当時を振り返ると、業務の概要は理解できたものの、概要を聞いた時点で瞬時にWEBサイトの裏側や具体的作業にフォーカスして考えてしまったため、正直作業に取り掛かる前までは緊張していた。そもそも客先業務が初めてなわけで、今思えば取引先の担当者の方にご挨拶のメールを送ることですら緊張していた。
業務の進め方
今回の私の業務を例に、初めて行う業務のときの大きなポイントを紹介する。
概要をきちんと把握しよう
まず始めに大事なことは、やったことがある/ないに関係なく、きちんと業務の概要を理解すること。
当たり前のことではあるものの、何事も初めてのことに対して、緊張や不安から具体的な作業を想像してしまい、概要をきちんと把握できていない場合は多々ある。しかし、まずは概要をきちんと把握できなければ業務を行う準備すらできない。
今回の場合、まず把握する概要の順番としては「WEBサイトのアップデート」、次にアップデートする具体的な「証明書の反映」と「新しいページの追加」ということを理解する。具体的にどのように作業を進めるのかはその次の話しなので、まず一番は業務の概要をきちんと把握しよう。
分からないことはきちんと明確にして理解しよう
ここで伝えたいことは、何がどう分からないのかきちんと言語化すること。
例えば今回の場合、私は画像のリンクの作り方が分からないことや、リンクに使用する画像をどのようにリンク化するのかなどが分からなかった。しかし、このように説明できなければ分かる人に教えてもらおうとしても、教える側は「一体何をどうしたいの？」となってしまう。
どう伝えたらいいのか分からなくはないが、「あのあれってどうしたらこうなるの？」のような聞き方は絶対にしないこと。教えてもらう立場だからこそ、何がどう分からないのか、できるだけ具体的な表現を意識しよう。
共通点を見付けよう
今回の場合、私が一からWEBサイトを作成するわけではなく、既存のWEBサイトに画像やページを追加することであったので、既に組まれているプログラムや、類似する画像などは反映されていた。
そのため、今回は一からプログラム教えます！っていうよりは、既存のWEBサイトの裏側を見ることで、実際のページのリンクや画像は、裏側の仕組みのどの部分なのかを見付け、コピペして、コード内の数字や文字を変更することが主な作業であった。
実際にWEBサイトの裏側をいじったことがないと「何すればいいのー！」とパニックになりそうだが、まずは今の自分のレベルでも分かることを冷静に見つけること。実際のコードは何を示しているのか分からなくても、コード内のタイトルや画像サイズを表しているところなど、きっと自分にも分かることが見つかるはず。
心配なことは大小問わずすぐに確認しよう
これも当たり前のことではあるが、なかなかできない。当社の場合、当社の社長は正直めっちゃ厳しいし怒ると激恐。そのため、私の場合はどうしても怒られることが恐い、と真っ先に出てきてしまいなかなか一言を伝えられずにいることもしばしばあった。
しかし、初めての業務で不安や心配事はつきものなわけで、どんなことも心配になったり不安になったりしてしまう。その心配を解消するためにできる人に確認する際、「そんなこと自分で分かるでしょ」とか「そんなこと気にしてんの？」なんて言われることもしばしばある。
そこで、そんなことに怯えてたりへこんだりせず、自分の範囲で解決できないことはどんなことでも必ずでも確認すること！確認の仕方などは別問題としてはあるものの、ここで伝えたいことはまずは目的を達成するために心配なことは心配しっぱなしにしないことである。
取引先とのやりとりで気を付けるポイント
レスポンスの速さ大事
相手が客先の場合、まずは「あなたのメッセージ受け取りました」の気持ちも込めてできるだけ早めに返信すること。
確認に時間がかかることもあれば、今その瞬間きちんとメールが返せないこともあるだろう。だとしても、客先の依頼に対してマイペースに取り扱うことは原則厳禁！また、仕事ができる人はとにかくレスポンスが早い。
客先からのメールはできるだけ早い返信を心がけよう。
メールは分かりやすさ重視
メールにもビジネスマナーは求められるし大事な概念ではあるが、一番の目的は自分の伝えたいことをいかに分かりやすく伝えられるか、である。
丁寧な言葉を意識しすぎて、文字数がやたらと多い、文章がダラダラとやたら長いメールは、正直理解しづらいし、読む気もなくなってしまう。
相手先の立場や人間性によることもあるが、丁寧な文章は最低限、シンプルで分かりやすいメールを目指そう。
「期日」厳守
何よりも大事！そして、相手からの指定期日を遵守するために大事なことは、相手から欲しい回答の期日もこちらから提示すること。
依頼された作業が完了したあとは当然客先にレビューしてもらう必要がある。その場合、「〇日までに返答がほしい」ことを伝えなければ、いざ修正が発生することになった場合、ギリギリで焦って作業することになってしまう。
依頼業務の期日を遵守するのであれば、こちらも期日の提示をすることを忘れないでおこう。
感想
まず率直な感想としては、ITっぽい業務ができて嬉しかったこと。なんだか少しカッコいい気持ちになれた。
それとは別に、客先業務を経験できたことで緊張感をもって仕事に臨めたこと。普段から社内業務を行っていると、正直なところ、厳密に言えば急ぎの業務でないことが多いため、どうしても心に甘えが生じることもしばしばある。今回の業務を行えたことで、とてもいい刺激になった。
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