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はじめに
入社してから早々に応募採用関連の作業に取り掛かり、その後は退職関連の作業を行った。応募採用管理と同様、退社の流れや必要な作業についても明確なルールが存在していなかったため、応募採用管理の作業で身に付けたことを元に退職関連の作業を行った。
退職関連の作業を踏まえ、学んだことや気付きを記載する。
退職関連の作業内容
退職時の業務フローの確立
退職の業務フローは3つに分類される。
- 従業員から退職の申し出があった場合の退職フロー
- 会社側から従業員を解雇する場合の退職フロー
- 退職の決定～退職するまでの業務フロー（上記①、②の後に共通するフロー）
応募採用管理では、新規採用や入社業務等、各々１つのフローで表すことができたため、退職の業務フローも１つにまとめた内容で作成したが、そもそも退職には解雇通告と自ら申し出る退職という２つの切り口が存在し、切り口が2つ存在する時点で箱が繋がらず、フローの全体像もごちゃごちゃとして見栄えが悪くなってしまった。切り口が違う時点でフローを分けるべきであったが、柔軟な考え方できず反省点の１つとなった。
もちろん、どの流れも１つにまとめ見栄え良く表すことができるのであれば良いに越したことはないが、切り口が違う時点で、それぞれの切り口をベースにしたフローを考えなければならない。その後に、それぞれ作成したフローの共通する部分はどこからなのか整理し、共通する内容のフローを作成することで、その後に必要な書類や文書が明確になる。まずは切り口が１つであるのかそれ以上存在するのかを明確にしなければならない。
また、退職の業務フローを作成する中で重要なことが、退職者の立場（社員であるかアルバイトであるか）、最終出勤日から退職日まで（退職までリモートで作業を行う場合）の期間を考慮しなければならないことである。
立場については、社員とアルバイトでは担っている業務や作業量にも大きな違いがあるため、退職作業として行ってもらうべき作業にも違いが生じる。退職者を一括りに捉えるのではなく、客観性を意識し、立場ごとに必要なプロセスを考えなければならない。
最終出勤日から退職日までの期間については、特に社員の場合は客先業務が終了することで基本的に出勤の必要はない。ただし、社内業務が終了していない場合には、リモートで作業を行ってもらう場合がある。そのような場合、直接的な関りが減ることとなり、会社と従業員間でトラブルが起きる可能性もある。引継では作業計画は立てているものの、実際の作業状況が見えづらいため、どのようにして進捗管理を行うのか、社内からの貸出物やその他返却が必要なものがある場合に、どのように対応しなければならないのか定めるためにも、まずはフローによりプロセスを明確にしておくことが重要である。
退職時に必要な業務マニュアル
退職時の業務フローを元に業務マニュアルを作成した。
退職の作業について特に気を付けなければならないことは、給与に関わる勤怠管理やアカウント管理である。給与や個人情報に関わることは、退職後のトラブルの原因となることもあるため、トラブルを防ぐためにも退職処理に間違いの起きない内容を作成しなければならない（誰が見ても分かりやすく間違いが起きない内容にすることは、いずれのマニュアルにも共通して言えることである）。
応募採用管理でもマニュアルを作成したため、退職時の業務マニュアルについては多少スムーズに進められたことと、客観性を意識して作成することができた。ただし、従業員によってはイレギュラーな退職が起こり得るため、現段階のマニュアルの内容をその都度もしくは定期的に見直し、メンテナンスしなければならない。
チェックリストと引継ぎ書の作成
退職後に、退職処理の作業漏れや業務の漏れが発生してしまうと、トラブルや業務効率の低下に繋がりかねない事態も起こり得るため、それらを防止するために退職作業のチェックリストや引継ぎ書を作成した。
チェックリストについては、特に最終出勤日から退職日までリモート作業を行うことになる場合、直接的な関りが減ってしまうことで退職処理の抜け漏れが発生する危険がある。そのためにも、最終出勤日までや退職日までに行わなければならない作業、退職後に行わなければならない作業とそれぞれに分けて設定する必要がある。また、退職者と管理者および担当者の複数人で行うこと、管理者や担当者が単体で行うことと分けることで、それぞれの担当する作業の抜け漏れや重複も防ぐことが可能となる。
引継ぎ書については、業務の状況や今後の進め方を定めるため、あるいは機密情報（特にID/PW、アカウント、開発物やその雛形等）や社内外の貸出物を退職後に悪用されないようにするために、必要な情報を共有する目的として重要な書類となる。
チェックリストや引継ぎ書の目的を意識すると共に、やはりここにおいても会社側と退職者側の両方の立場から必要である内容を考えなければならないため、客観性が重要となる。
退職時に必要な書類の作成
退職にあたり、退職者と会社間で円満に終わらせられることが重要であるため、退職届、退職における念書、退職証明書の書類を作成した。
ここで重要なことは、退職後にお互いにトラブルが起きないようにするため、あるいは万が一のトラブルが起きたときのためを意識した内容でなければならない。書類そのものは紙切れであるが、重要なことは「事実」を残しておくことである。退職した従業員とは関係性はなくなるが、それを良いことに会社の情報等を悪用されることや、退職者あるいは会社が個人情報や虚偽な情報を広めることで裁判沙汰に至る可能性もある。
退職者も会社もそれぞれの立場から約束事を明確に残しておくことで、トラブルを回避あるいは万が一のトラブルに備えておく必要がある。
まとめ
退職関連の作業を行い一貫して言えることは、退職者と会社間でのトラブル防止が重要であると考えた。
仕事をする中でも様々なトラブルは起こるが、退職に関するトラブルはとにかく厄介であることが多い。例えば給与関連のことや、リモート中に連絡が取れなくなり退職処理が滞ってしまうこと、あるいは退職後も貸出物の返却が無いこと等、会社にとってもどう対応すべきか悩んでしまうことで効率性も低くなる事態や会社にとっても不利な状況にさせられてしまう可能性もあれば、会社側が退職者の個人情報を悪用する等の可能性もある。
退職するということは、退職者と会社間での雇用関係が終了することであるため、お互い円満に終わることが一番であると思うが、退職の仕方も様々なため、考えられるリスクについて向き合い対策を定めることは重要であると感じた。
これまでの仕事でも退職関連に何度も携わってきたが、退職に関する作業の取り決めを考えることは初めてであったため、会社側と退職者側の双方から物事を考える重要性を学べた良い機会でもあった。
今後も資料や取り決め事を行う作業があるが、作業を行う際にこの学びを生かせるようにしなければならない。
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