本記事では、これまで行ってきた業務と、業務により学んだことや感想を振り返る。
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Exciterでの就業レポート－概要編－
まず前提として、Exciterに転職するまでは接客・販売業しか経験がなかったため、Word、Excel、PPTは高校を最後に使用経験はほぼなし。オフィスワークと頭脳労働はド初心者。そんな私がこれまで行ってきた業務と学びを振り返ってみる。
勉強会の参加とレポート・資料作成
定期的に行われる勉強会に参加し、その後はレポートや資料作成を行った。勉強会で自身の成長に繋がったことは大きかったが、その後のレポート・資料作成はさらに大きな学びとなった。
まず、WordとPPTが今では普通に使用できるようになったこと。もちろんまだまだ使えない機能もあるが、何よりツールを使うことへの抵抗感がなくなった。
次に、文章や資料作成が想像以上に大変であったこと。一体何をどこから作成したらよいのか、入社当社はとにかくそこに難儀した。ここで学んだことは、「2割共有」という概念と、「客観性」である。
2割共有をすることで、まずは叩き台というか、これから作るための準備をすること。具体的に言えば、目的を設定し、Agenda案を考え、ざっくりした構想を作る。そうすることで大きく道を外れず、手戻りが少なく作業を進められる。
また客観性は特に勉強になった。私自身が主観的であるがゆえに、自分にしか分からないような文章になってしまうことが多かった。今でもまだ口語的になってしまうこともあるが、以前よりも人に伝わりやすい文章を意識して書けるようになったと思う。
人事周りの構築と運用
入社当初、まず大きく取り組んだ業務であった。採用基準の構築、採用・入退社フローの作成、採用・入退社の業務マニュアル作成、その他採用や入退社に関する必要なフォーマットの作成などを行った。
今思えば、お恥ずかしながら「フロー」なんて単語も分からず、「フロー」って何ですか？から始まり、社長から呆れ顔をされたことを今でも覚えている。また、前項でも述べた通り、2割共有の概念がなかったことからどのように進めてよいのか分からず、社長から叱られ、フィードバックの繰り返しが続き、入社当初にも関わらず衝動的に退職したいと思う日々が続いた。（実際何度か退職したいと申し出たこともあった。）
ただ、なんとか形になったとき、達成感が感じられ、ホッとしたことを覚えている。一方で、自分の無能さに嫌になったことも事実。この時は叱られる日々も続き疲弊していたが、今となればこの業務ができたことで次に作成するドキュメントが作りやすくなった。
労務周りの構築と運用
ずばり、給与計算、社内規定の作成、36協定の作成と提出だ。
まず給与計算について、一般的に、事務らしい仕事を任せていただいた初めの業務が給与計算だった記憶がある。お金に関することは最重要と言っても過言ではないため、最初はとにかく繰り返しのチェックを徹底した。給与計算により、改めて数字の重要さを実感できた。
社内規定の作成について、これまで従業員数も少なかったことから社内規定がなかったが、従業員数が増えてきたことで社内規定を作成することになった。
労務知識は全くなかったため、最初はテンプレを元に作成した。と共に、社内で定める規定が多くあることが判明し、まずはどんな内容を盛り込むのか、社長にフィードバックを受けながら簡単な表を作成し、１つ１つ作成した。
正直テンプレを使うことは簡単だが、会社ごとに考え方が異なる。労基法は最低限のルールとしてはあるが、会社としてはこのように考えている、のように法律と会社としての考え方をどう織り交ぜて作成するのか、とにかく難儀した。その反面、自分でネット等を使い情報収集し、新しい知識を得られることは少し楽しかった。
一方で、集めた情報を元に、会社としての考えを織り交ぜなければならないため、社長と話しを詰めながら行ったが、ここでも自分の無能さをさらすことになる。というのも、そもそもの「コミュニケーションの取り方」がなっておらず、うまく質問に答えられなかったり、話がダラダラと長くなってしまったり、途中で何が言いたいのか分からなくなり話が止まってしまったり、とにかくコミュニケーションが下手だったことを思い知らされた。
36協定の作成と提出について、正社員が増え、今後残業が発生することが見込まれたため36協定を作成することになった。初めての作成であったため、情報収集をし、テンプレを元に作成した。
作成において、労基法を踏まえて会社としての考え方を織り交ぜなければならないため、少々苦戦したが、提出して認可されたときは安心した。
業務進捗管理の見直し
この業務でのメインはタスク管理ツールの見直しである。見直す前に使用していたツールでは、その時の現状とコスパが悪く、新たにコスパに見合うツールを検討し導入することとなった。社長から、「１つのプロジェクトだと思って主体的に取組め」と言われ、緊張していたことを覚えている。
この業務では何よりも計画・進捗管理がいかに重要であるかを学んだ。これまで客先業務をしたことがなかったため、正直なところ「納期」をきちんと意識して業務に取り組んでこず、とにかく社長から「仕事が遅い」と何度も怒られた。（未だに言われてしまうが・・・）そのため、この業務ではタスクをきちんと分解し、時間を見積もり、スケジュールを立て、自身で進捗管理を行うことが求められたため、毎日不安と緊張で正直会社に向かう足取りが重かったと思う。
ただ、無事間に合い運用開始日に運用できたときは達成感があったと共に、社長からも少し褒められ嬉しかった。少人数の会社かつ、この業務も社内業務なので、一般的にプロジェクトという枠にも入らないかもしれない業務ではあったが、この業務によりいかに納期が大切であるか、完璧主義はいかに仕事がしづらいのかを学ぶことができた。
従業員管理
一言に従業員管理と言っても、多くの業務がある。従業員の担当作業や進捗を管理したり、従業員が作成した作成物をレビューしフィードバックしたり、ときにはコミュニケーションをとってメンタルケアや現状のフォローをしたりと様々である。
こまかく言えば色々あったが、今でも覚えているは入社当初の顔合わせである。入社当初から、30代40代は社長と私しかおらず、他は20代の子たちであった。そのため、社長から従業員一人ひとりの状況などを教えてもらい、面倒をみてほしいと言われ、これまでの店長経験からやる気満々であった。が、入社当初はコロナ真っただ中で基本リモートであったため、皆と顔を合わせたのは入社して2ヶ月ほど経ってからだった。当然「初めまして・・・」のようなどこか気まずい感じで、正直内心、「面倒見るって言っても、どう入っていこうかな」と戸惑った。お母さん的立ち位置も煩わしいし、急に「色々話そうよ！」は距離近すぎちゃうしで、しばらくは一定の距離感を保ちつつ緊張していた。ただ、徐々に休憩中や飲み会などで話す機会も増えて、気付けば距離も縮まっていた。
今思えばこの人よくしゃべるなー、うるさいなー、なんてことも思われていたのかもしれないけど、徐々に気軽に「あいさーん」と呼ばれるようになったことは嬉しかった。また、30代過ぎてから20代の子たちとコミュニケーションをとる機会もだいぶ減ってきていたので、みんなの話しを聞くことがとても新鮮で、コミュニケーションの取り方もすごく考えさせられて、とても勉強になった。
もう１つ勉強になったことはレビューとフィードバックである。
これまでは自分の作成したドキュメントをレビューしてもらう立場であったが、従業員が増えたことで、まずファーストレビューは私が行うことになった。この時点で、私自身がフィードバックだらけのドキュメントしか作成できないため、何をどう見たらいいのかも分からず、また自分のフィードバックが正しくなく、社長から従業員の子がフィードバックを受けるときに私の間違えたフィードバックでその子が怒られたらどうしよう、という葛藤もあり、結構苦戦した。
ここで学んだことは、そもそも全部がきちんとできないのだから、私でもできることは何かを見付けることだった。出来ないくせに完璧主義な癖がもろ見えしていた。
また、レビューやフィードバックをしていく中で、何か違和感に気付くこと、その違和感を言語化すること、その違和感はなぜ起きたのか考えることの重要さも学べた。ただ頭ごなしに「あーでこーでこうだよ」や「なんか違うんだよね」では何も参考にならない。また、仮に違和感があったり適切でなかったとしても、なぜその人はそのように表したのかを確認しなければ、その確認なしにフィードバックしても受ける側はより納得できない。
ここでもコミュニケーションの丁寧さがいかに重要であるか気付かされた。
コンテンツ事業のサポート
従業員が進めていた動画プロジェクトがあり、そのプロジェクトの進捗管理サポートに入ることになった。とにかく優秀な2人の大学生が進めていたが、やはり学業とプライベートの2足の草鞋状態なため、進捗通り行かず焦ることもあった。そのため、こまかく進捗を確認することとスケジュールの再調整をする業務をさせてもらえ、大変でありながらスケジュール管理の重要さを実感できた。
また、この業務を通して、動画撮影を行うための貸会議室の予約をすることや、動画編集をさせてもらえた経験も積むことができた。
その他社長からの依頼・おつかい業務
社長からの雑用依頼により、多くの常識や新しい知識を得ることができた。
例えば役所・銀行での手続きや、事務所の契約更新、経理業務の簡単なサポート、外注対応、取引先とのメール対応など、自分が今まで知らなかった、大人になって当然の常識を知ることができた。
これら以外にもまだまだ多くの業務を経験させていただいた。正直どれも自信を持ってスペシャリストと言えるスキルや業務は何もない。しかし、一通り多くの経験ができたことで、ただ知識・技術・経験が積めただけでなく、初めての事へのチャレンジ精神、忍耐力、能動力、思考力、人間力、その他諸々人として大事なことがたくさん身に着いた。どれもまだまだなので、総合点で言えばまだ50点60点くらいかもしれないが、入社当初は恐らく20点ぐらいだったので、まずはきちんと成長できていると思う。ここまで多くの業務を経験ささてもらえるのは特にベンチャー特有なので、初めての事務経験がExciterで良かったと心から感じている。
次回感想では、自身についてもう少し深堀りし、全体的な感想など記載しようと思います。
※ここまで長々と読んでいただきありがとうございました。
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