2022年6月3日に行われた勉強会「教える・伝える、のフォーマット」についての内容と感想を記載する。

仕事やプライベートにおいて、人に何か教える・伝える機会は多くあるが、相手に上手く教える・伝えることができなかった経験がある人は少なくないだろう。いかに上手く教える・伝えることができるのか、ただ意識するだけでは改善されないため、具体的な仕組みで改善する方法を紹介する。

教える・伝えることが下手な人の特徴

まずは改善方法を紹介する前に、教える・伝えることが下手な人の特徴を知る必要がある。

主語や目的語が無い

主語や目的語がなければ、そもそも誰に対して何を言いたいのかが分からない。

具体性がない（5W1Hができていない）

主語や目的語で大まかな内容は伝えられても、目的達成のためにはより具体的な情報（5W1H）が必要であるが、これが抜けてしまうと目的達成に進めない。

話の順序性がない

相手に何かを教える・伝える際に、順序性を意識せずただあれもこれもの思い付きで話してしまうため、相手に全体像が伝わらず、結局何が言いたいのか理解してもらえない。そしてただ相手を混乱させてしまうだけになってしまう。

上記3点の要素はコミュニケーションの質を著しく低下させる要素であり、相手の時間をただムダにしているだけである。また、改善するために、日頃から「意識します」や「頑張ります」等の抽象的な言葉のみを使用する人は、具体性が無いため何の改善にも繋がらない。「何を」意識するのか、頑張るのか具体的に明確にしなければならない。

人に教える・伝える時に必要なフォーマット

人に確実に教える・伝えることができるようになるためには、下記の5点を意識する。

目的・役割

まずは目的や果たすべき役割を伝えなければならない。ゴールとなる目的や果たす役割が明確でなければ、何に向かって進んだらよいのか分からないため、必ず明確に伝えなければならない。

アウトライン

教える・伝える内容を要素分解した状態であり、段取りともいえる。特に効率的に仕事を行うためにも段取り8割仕事2割と言われるほど段取りは重要であり、アウトラインにより具体的な作業や順序性、役割分担、見積もりができるようになる。

「絶対やれ」

教える・伝える中でも、必ず遵守すべき事項である。仕事においては、「基本的には自由にやっていいけど、ここだけは必ず守ってくれ！」というような遵守事項があることも多いため、伝える側は必ず伝えなければならない。

「絶対やるな」

前項の逆である。遵守事項もあれば、当然、必ずやってはいけないこともある。必ずやってはいけないことは仕事において重大なトラブルや伝える相手の評価に大きく影響することもあるため、必ず伝えなければならない。

その他、補足

相手に確実に誤解なく理解してもらうために必要なことを伝える。ただし、あまり内容を伝え過ぎてしまうことで相手が混乱し、思わぬ理解をされてしまうこともあるため、必要最低限のみ伝えること。

教える・伝えることが上手くできない、またはこれから人に教える・伝える機会が増える人は、上記のフォーマットを意識し、話す傍らにこのフォーマットを用意しておくとよい。

感想

私は人に何か伝える際に、話の内容を混同してしまうことや、また相手に上手く伝わらない時がある。この勉強会を受けて、教える・伝えることが下手な人の特徴に全て当てはまってしまうため、これから人と会話をするときには、このフォーマットを常に意識すること習慣化しなければならない。そのためにも、ただとっさに頭に浮かんだことを反射的に話すのではなく、このフォーマットが意識できているか、確認しながら話そうと思う。

あい