2022/6/14に行った勉強会「アウトライン」のレポートと感想である。この勉強会では、アウトラインとそのメリットについて学んだ。
アウトラインとは
アウトラインとは、やるべき仕事を分解すること。ポイントは、大きいタスクから徐々にそれを構成する小さいタスクへ分解していくこと。
アウトラインのメリット
アウトラインには4つのメリットがある。
仕事に取り掛かりやすくなる
抽象的な仕事を分解し、具体的な仕事に落とし込むことで、目の前のやるべき仕事が明確化する。その結果、仕事に着手する心理的抵抗感を減らすことができる。また、心理的な抵抗感をなくすことで、仕事のパフォーマンス向上につながる。
抜け漏れが減る
抽象的な仕事を分解することにより、具体的な仕事をイメージできるようになる。それにより、仕事の抜け漏れを減らすことができる。
見積もりが容易になる
抽象的な仕事を分解することにより、具体的にこなす必要がある仕事の総数が見えてくる。それにより、金額や時間の見積もりが容易になる。
順序性や関係性に気づくことができる
抽象的な仕事を分解していくと、仕事に必要な工程が見えてくる。それにより、仕事同士の順序性や関係性に気づき、仕事の優先順位がわかる。
仕事ができない人の特徴
仕事ができない人は2つの特徴がある。1つ目は、抜け漏れ誤りの多さ。2つ目は、手直しと戻りの多さ。まず、1つ目に関しては、相手とのやりとりの増加につながる。抜け漏れ誤りが発生した場合、それを補完するために時間を取らなければならない。そのため、仕事のスピードが遅くなり、期日に遅れ、周囲に多大な迷惑をかける。次に、2つ目に関しては、勤務時間の増加につながる。これは、焦りやストレスを引き起こし、自分にダメージを与える。そのため、自分も周囲も快適に過ごすには、アウトラインが重要となる。
アウトラインの具体例
アウトラインは実務の場でも大いに活用されている。今回は「仕事管理」と「ドキュメント作成」の例を紹介する。
仕事管理のアウトライン
仕事管理は➀細分化→②期限の把握→③優先順位付け→④配分→⑤調整の順で進める。
細分化・詳細化
１番大きな仕事を細分化、詳細化していく。ここで重要なポイントは、具体的なイメージができる大きさまで行うこと。
期限の把握
細分化、詳細化した仕事ごとの期限を把握する。意識すべきことは、「目安と納期」「スタートのデッドラインとエンドのデッドラインの違い」。
※目安：納期に間に合わせるための過程のポイントで、多少はずらせる。
※納期：締め切りのこと。絶対にずらせない。
※スタートのデッドライン：この日までに始めないと、終了日に間に合わない日程のこと。
※エンドのデッドライン：終了日。この日までに終わらせなければならない。
優先順位付け
期限に間に合うように仕事の優先順位を決めていく。意識すべきポイントは重要度と緊急度、やりたい度を切り分けて考えること。
配分
優先順位が高い仕事に時間と労力を配分していく。時間も人も金も有限だからこそ、適切に配分し、成果を最大化させる必要がある。
調整
利害関係者への根回しを行い、合意と承認を得る。仕事の方向性について、合意と承認を得ることで、手戻りを最小限にできる。
ドキュメント作成
ドキュメント作成は➀目的＆論点の明確化→②アジェンダと枠作り→③内容をざっくり書く→④2割共有とフィードバックの反映→⑤最終化とレビューの順で進める。
目的＆論点の明確化
1番最初にすべきことは、目的と論点の明確化。その資料は何の目的があって作られたものかをはっきりさせる必要がある。そうしなければ、成果物が目的に合わないものになる。資料を作ること自体が目的ではなく、何の価値もないと認識すべき。
アジェンダと枠作り
目的と論点に沿ったアジェンダを用意する。アジェンダが完成したのち、それぞれのスライドを用意する。
内容をざっくり書く
用意したスライドの枠に、ざっくりとした伝えたい内容や構成のイメージを作る。これにより、全体感やそれぞれのスライドの役割が明確化する。
2割共有とフィードバックの反映
ドキュメントのイメージが完成したら、1度担当者に共有し、合意を得る。方向性に違いがあれば、フィードバックを反映させる。2割共有により早期に方向性の合意を得ることで、手戻りや手直しを減らすことができる。
最終化とレビュー
2割共有で合意を得たものに、肉付けし、最終化する。最終化したものを最終確認者に共有し、レビューを受ける。内容に抜け漏れがあれば、フィードバック内容を反映し、仕上げる。最終担当者の許可が出れば、リリースする。
感想
今回の勉強会を受けて、アウトラインとそのメリットについて理解できた。そして、私は単純な頭の処理速度は速くないので、アウトラインを活用して、処理速度を補う必要を感じた。目の前の仕事を分解し、優先度を決めて、効率よくこなせる人になる。
コメント