2022/6/14に行った勉強会「要約」のレポートと感想である。この勉強会では、ビジネスにおける要約の必要性と要約のポイントについて学んだ。
要約とは
要約とは、内容の要点を短くまとめて表現することである。ビジネス上のコミュニケーションにおいては、必須の技術。なぜなら、ビジネスにおいて「短いは正義」「長いは悪」であるからだ。話や文章が短いことは端的でポイントを押さえられており、無条件で正しいとされる。一方で、話や文章が長いことは、相手の聞く気をなくすとし、無条件で正しくないとされている。そのため、我々は要約する必要がある。
要約できない理由
ビジネス上では、物事を要約する必要がある。しかし、多くの人がこれを実践できていない。これは要約のいずれかの工程でつまずいていることに理由がある。要約の工程とは①要素の分解→②見極め→③切り捨てから構成される。要約ができない理由について、それぞれの工程ごとに説明していく。
要素分解ができていない
要素分解とは、元々の文章を一定の切り口からバラバラにすること。要約ができない人は、文章全体の構成を理解できていない。そのため、切り口がわからず、元の文章を崩して要点を探せる状態にできない。
全体感と「要」を理解していない
全体感とは概要がわかる情報、「要」とはキーとなるポイントを意味する。要約をするためには、要素分解した状態から全体感と「要」を見極める必要がある。要約ができない人は、全体感と「要」を理解していない。そのため、バラバラにした要素のうち、どれを組み合わせるべきかわからない。
切り捨てる勇気がない
要点を見極められたとしても、切り捨てる勇気がないと要約はできない。なぜなら、要約するためには「要」ではなくて全体感にも関与しない要素を、全て切り落とす必要があるから。要約ができない人は、誤解を招くことを恐れて、不要な情報の切り捨てができない。
要約のポイント
要約ができない人は、 ➀結論から話す ②キーとなる情報の欠落を防ぐといったポイントを意識すると、言いたいことを漏れなく、短くまとめて伝えることができる。しかし、意識するだけではコミュニケーションは変わらない。変わったとしても、すぐ元に戻ってしまう。そのため、③フレームワークを用いて、仕組みで強制することが有効である。フレームワークを利用すると、筋道を立てて端的に物事を伝えられ、相手の理解を得ることができる。
結論から話す
会話の中で一番重要な内容は結論。結論を最初に伝えることで、一番伝えたい内容を明確にできる。
キー情報の欠落を防ぐ
キー情報とは意思決定やストーリー全体に影響する重要な情報のこと。何を言っているかわからない人は、このキー情報が欠落している。逆に、キー情報さえ内容に含めていれば、言いたいことは相手に伝わる。
フレームワーク
フレームワークとは、思考の枠組みのこと。コミュニケーションで使えるフレームワークの代表例としては、PREP法、5W1H、20字、空・雨・傘が挙げられる。フレームワークを用いると、その時の感情や体調に左右されず、説得力のある説明ができる。
※PREP法
「結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論（Point）」の順番で話を展開するフレームワークのこと。
※空・雨・傘
「空」は事実、「雨」は解釈、「傘」は判断のこと。「空を見て、雨が降りそうだから、傘を持っていこう」という意志決定に至るプロセスを分解してロジカルに考える、問題解決のためのフレームワークのこと。
感想
今回の勉強会を通じて、要約の重要性と要約のポイントを理解することができた。私は伝えたり、表現したりすることは得意ではないため、フレームワークを使い、強制的に改善する必要を感じた。相手の時間を奪わないために、要点のポイントを日々実践し、無意識で伝えるようになるまで継続する。
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