ドキュメント作成
株式会社Exciterは、下記のドキュメント作成サービスを提供致します。
概要†
ドキュメントは、現状や利用の実際を鳥瞰的にあるいは細微に表す存在として、システムの運営のみならず企業活動に欠かせないものです。
しかしながら、初版からメンテナンスされていない、ニーズの変化が反映されていない、主管が誰であるかはっきりしない等の理由で正しく運用されていないケースは多くあります。
ここでは、正しく運用されていないことがもたらす不利益や不都合を具体的に挙げ、これらを未然に防ぐ喚起をしたいと思います。
可能な限り事案の発生都度メンテナンスすることが好ましいことは言うまでもありませんが、目の前の業務に忙殺されてしまうことは止むを得ない側面もあります。
ですが、数年放っておいてしまうと大手術が必要です。 せめて、企画の終わりに一括メンテナンスしたり、運用であれば月末までに更新したりすることが望まれます。
概要記述資料†
具体的なドキュメント†
システム概要図、システム相関図、ネットワーク図など
正しく運用されない不利益、不都合†
鳥瞰的に利用の実際を見渡すことができず、新規プロジェクトや改善活動をするにあたり事前調査工数が膨大になってしまうことは珍しくありません。
また、後付でドキュメントを作成しても、システム数やインタフェース数によっては「これで大丈夫」と言える人がいない場合すらあります。
業務設計ドキュメント†
具体的なドキュメント†
業務プロセス一覧、業務フロー、マスタ一覧など
正しく運用されない不利益、不都合†
存在しない、或いは最新でない場合は、その企業が、どのような商いを実施しているかを読み取る資料が無いこととなります。
具体的には、新ビジネスを始める場合だけでなく改善活動をするケースでも、「現状、何をどう実施しているか」がどこにも表現されていないため、影響分析や設計精度がどうしても甘くなります。 また、何らかのプロジェクトで外部ベンダが参画するにあたっても同様であり、本来はドキュメントの読み込みのみで済んだはずが、事前調査工数という名の下で期間や要員など有限のリソースを食い潰していく一因となります。
機能設計ドキュメント†
具体的なドキュメント†
システム機能一覧、インタフェース一覧、概要設計書、詳細設計書など
正しく運用されない不利益、不都合†
システムに機能として実装されているようだが「どこで、どのように」実施しているかわからない、担当替えや退職によりナレッジが失われ、過去に実施した開発をまた企画してしまうことなどが挙げられます。
また、外部に委託する場合にも、開発担当者が拠りどころとするのはドキュメントと実機であり、そのドキュメントが欠落していたり、相互に差異がある状況は「では、何が正しいのか？」という確認から入らざるを得ません。
つまりプログラムをひとつひとつ紐解いていくこととなり、作業の長期化や納期遅延、見積もりの逸脱に繋がります。
オペレーションマニュアル†
具体的なドキュメント†
画面別オペレーションマニュアル、トレーニング資料など
正しく運用されない不利益、不都合†
業務が属人的になり担当替えで混乱が起きる、有志が作成した資料が部署ごとに乱立する、結果として標準化したはずのプロセスがガラパゴス化する、せっかく開発した機能の存在を誰も把握していない・・・
デザインされたコンセプト通りに運用されないことは、計画系・実行系・分析系のそれぞれにおいて不利益をもたらします。
また、ERPの真骨頂の一つであるプロセスの標準化が妨げられてしまうことは、大いなる損失と考えます。
